El inventario in situ: algo que hay que pensar bien.

¿Y si falla la transmisión?  ¿el ATS aguantará? ¿el motor consume mucho aceite? ¿con esas cuchillas terminaremos la obra? ¿las correas aguantan la campaña completa? ¿cuánta grasa se va a necesitar en ese campamento?...

Cientos de estas preguntas se agolpan en la cabeza de los responsables de los equipos constantemente; en especial, cuando se acercan temporadas de alta utilización (cualquiera que sea el tipo de operación), donde es vital asegurar que la maquinaria cumpla adecuadamente con los requerimientos para asegurar las metas de producción.

Bien es cierto que un sistema práctico y efectivo de mantenimiento, como el que hemos venido planteando en las anteriores entregas, debería ya haber evitado algunos de estos interrogantes, pero otros van más encaminados a determinar qué es lo que debo tener disponible en el lugar de trabajo anticipándome a las eventualidades, preparando los mantenimientos siguientes y previendo los siguientes cambios por vida útil cumplida de elementos y componentes. En otras palabras, cuál es el inventario de piezas ideal que debo tener en mi almacén.

El inventario in situ debe ser lo más reducido posible, contener piezas de desgaste y consumibles de los equipos que soporta, materiales para el siguiente ciclo de mantenimiento, piezas y/o componentes cuyo reemplazo ya está programado y aquellas que la estadística y la experiencia muestran que son críticas, pueden fallar intempestivamente o por accidentes con probabilidad de ocurrencia alta; nunca piezas para reparaciones mayores. 

Seguramente con esto no estamos diciéndole nada nuevo, pues son conceptos que se manejan ampliamente; el punto en el que queremos llamar la atención es el del método que podría seguir para determinar ese inventario, cómo asegurar que sea efectivo en su función sin que represente grandes inversiones que incrementan el activo y ponen riesgo el dinero por potenciales deterioros, cómo trabajar con suplidores de alta eficiencia y óptima logística que nos permitan tener la tranquilidad de la asistencia oportuna.

El análisis debe partir, obviamente, de las características de la operación:

• ¿Es una operación estacional o permanente?

• ¿Cuál es la distancia en tiempo al centro de abastecimiento más cercano?

• ¿Cuál es el tiempo de reposición de piezas y suministros?

• ¿Cuál es la capacidad de almacenamiento?

• ¿Cuál es la programación de trabajo en horas para cada equipo y para la flota en general?

• ¿Cuál es la frecuencia de mantenimiento de los equipos?

Una operación estacional es, por ejemplo, cuando una constructora desplaza una cuadrilla para realizar reparaciones en un pequeño puente o adecuaciones para una nueva ruta en un tramo determinado, que le llevará algunas semanas; sin embargo, si la obra tarda, por ejemplo, seis meses o más, ya debería tratarse como permanente.

De la misma manera, en operaciones agrícolas, los equipos que serán utilizados durante campañas específicas como la siembra o la cosecha, pueden tratarse como estacionales, mientras que flotas de tractores que se utilizan permanentemente en preparación de suelos, luego en la siembra y después en el tiro de graneleros, han de considerarse como permanentes.

Es importante establecer esto claramente para definir cantidades en las piezas a estoquear, pues, entre mayor sea el tiempo de trabajo, nos permite adquirir con más tranquilidad los repuestos para ellos, pues el consumo está prácticamente asegurado; por el contrario, si el ciclo es corto y se exagera en la compra, las piezas podrían no ser utilizadas en la campaña actual y requerir ser guardadas por largos periodos de tiempo con riesgo de deterioro.

Otro factor de vital importancia es la logística integral del suplido de repuestos y suministros, que es todo un mundo de variables correlacionadas.

Una distancia de 70 kilómetros a un cantero de obra, por una carretera asfaltada, hasta el almacén del proveedor es un recorrido de poco más de una hora, mientras que el mismo trayecto a una estancia en faena, por camino destapado, con riesgo de bloqueo por lluvias puede convertirse en un día de desplazamiento.

También hay que tener en cuenta la disponibilidad histórica del proveedor y la previsión de inventario que se haya acordado con el mismo, cosa que debe ser tema de negociación permanente. En la actualidad, especialmente los representantes de fabricantes de equipos, centran sus políticas de postventa en la satisfacción del cliente, cosa que debe ser aprovechada para definir acuerdos en este sentido.

Igualmente, debemos trabajar con las programaciones tanto de producción como de mantenimiento de los equipos bajo nuestra responsabilidad, junto con los tiempos de suplido de los proveedores, para establecer qué debemos tener permanentemente disponible en el lugar de trabajo y, para el resto, en qué momento debemos generar la orden de compra para que lleguen en el momento preciso que la operación lo requiere.

Definitivamente, kits de reparaciones mayores nunca deben formar parte del inventario in situ.

La experiencia de nuestros consultores puede contribuir en la elaboración del mapa de ruta que le permita tomar las decisiones adecuadas para administrar este importante tema, de manera que no haya excesos costosos en el inventario ni pérdidas de tiempo onerosas por paradas extendidas de producción a causa de equipos fuera de servicio.

Téngalo en cuenta, podría servirle.

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